Coordinateur·rice administrative et financière

Description de l’offre

La Coordination du Département administratif et financier est responsable du « Département Administratif et Financier » (DAF). Elle organise et supervise les tâches administratives, les RH, la logistique et le suivi financier nécessaire au bon fonctionnement de l’asbl et à la réalisation de ses missions.

Tâches

En tant que coordinateurice des ressources humaines, la coordination du DAF :

• Accompagne le processus de recrutement, d’accueil, de formation, d’évaluation des nouveau∙elles travailleureuses ;
• Crée des outils de RH : description de fonction, plan de formation, etc. ;
• Coordonne la création et le suivi de procédures en matière de gestion du personnel et des ressources humaines, de bien-être, de sécurité au travail et transpose au sein de la fédération
les obligations en matière de législation du travail, accords non-marchands, etc. ;

En tant que gestionnaire financier∙ière, la coordination du DAF centralise et traite les informations financières et comptables relatives aux frais de fonctionnement et aux coûts RH.

• Produit et contrôle le budget annuel de l’asbl ;
• Développe une stratégie au niveau du suivi financier ;
• Crée des outils de suivi budgétaire et d’état des dépenses ; définit le plan comptable et les procédures internes ;
• Formule des prévisions et des scénarii ;
• Participe à la réalisation des comptes et bilan ;
• Supervise la comptabilité ;
• Développe une politique de récolte de fonds ;
• Réalise les paiements, gère la caisse et la trésorerie

En tant que coordinateurice administratif∙ve et logistique, la coordination du DAF supervise les tâches administratives et logistiques.

• Crée des outils de monitoring et en assure la mise à jour (échéanciers, fins de contrats, …) ;
• Assure les relations avec le secrétariat social et la médecine du travail ;
• Assure le suivi des prestataires de services et des contrats qui lient la Fédération et ses fournisseurs de services ; compare et négocie les prix
• Assure l’organisation et le suivi des réunions des instances décisionnelles de l’asbl ainsi que les obligations administratives qui y sont liées (OA, AG, Moniteur Belge, etc.)
• Organise la gestion des données et s’assure du respect du RGPD ;
• Rédige des documents administratifs (contrat, convention, avenants…) ;
• Valide les prestations ;
• Coordonne l’entretien général dans le bâtiment ;
• Supervise et organise les aspects administratifs de la gestion des stocks (demandes d’offre de prix, bons de commande, inventaire…) et de la centrale d’achat ;
• Contrôle la mise à jour de l’inventaire du matériel informatique ;

En tant que coordinateurice d’équipe, la coordination du DAF :

• Recrute et accueille les nouveaux membres de l’équipe ;
• Oriente et soutient méthodologiquement les membres de son équipe organise des entretiens de fonctionnement, soutient leur plan de formation et de développement ;
• Supervise l’exécution des priorités et des tâches définies pour chacun∙e ;

En tant que référent∙e subsides, la coordination du DAF, assure le suivi, centralise les informations et garantit la communication avec les différents bailleurs de fonds.

• Assure le suivi des échéances et la coordination de la réalisation des demandes et des rapports narratifs et financiers pour les bailleurs ;
• Assure la coordination de la rédaction des demandes de subvention ;
• Répond à toute demande des bailleurs de fonds ;
• Contrôle la bonne utilisation des moyens financiers dans le respect des engagements pris auprès des bailleurs ;

Positionnement hiérarchique
La coordination du DAF dépend hiérarchiquement de la direction à qui elle rapporte. Elle supervise une équipe de collaborateurices du DAF (environ 4 personnes).